Salah satu cara meningkatkan penjualan sekaligus kepuasan pelanggan, yaitu dengan melakukan follow up. Jadi, follow up customer adalah kegiatan menghubungi calon pelanggan secara lebih lanjut menggunakan metode tertentu supaya bisa closing.
Follow up customer tak boleh asal-asalan dan memaksa, sehingga harus tahu bagaimana cara menyusun kata-katanya agar mereka tidak merasa risih ketika dihubungi. Ini contoh kata-kata follow up customer lewat WhatsApp sampai closing.
Contoh Kata-kata Follow Up Customer Lewat WhatsApp
Agar jualan di Whatsapp sukses, Anda harus merangkai kata-kata dengan baik menggunakan bahasa persuasif.
Berikut contoh percakapan follow up yang sering terjadi di dunia nyata.
1. Mempertahankan performa
“Halo konsumen setia Matrix Petshop.
Terimakasih telah berbelanja di toko kami. Ulasan yang Anda berikan sangat berarti bagi Matrix Petshop agar terus mengedepankan kualitas terbaik dalam pelayanan. Silakan menghubungi kami kembali apabila ada kendala terkait produk maupun pelayanan.
Jangan lupa mengikuti update terbaru kami, ya!”
Atau contoh percakapan follow up seperti ini.
Cust: “Terimakasih kak. Barang yang kupesan baru aja sampai, tapi kardusnya ternyata penyok dan bubble wrapnya tipis.”
Anda: “Halo kak, terimakasih atas ulasan yang diberikan. Kami berharap untuk kedepannya bisa lebih baik lagi dan tidak mengecewakan. Boleh kami melihat detail kerusakan paketnya melalui foto dan video?”
2. Menginformasikan ketersediaan produk
“Selamat siang, kak Joy!
Kami dari Toko Mekap ingin menginformasikan bahwa produk lipstik incaran kamu sudah tersedia kembali di toko. Hubungi kami untuk melanjutkan pembelian!”
Atau contoh percakapannya bisa jadi seperti ini.
Cust: “Apakah lipstik A sudah ready stock?”
Anda: “Selamat sore. Maaf kak, untuk saat ini stok lipstik A sedang tidak tersedia di toko. Tetapi kami ada rekomendasi lipstik lainnya yang formula dan warnanya mirip dengan lipstik A. Apakah tertarik?”
Cust: “Tidak.”
Anda: “Baik kak, terimakasih atas tanggapannya. Apabila lipstik A sudah ready stock, nanti akan kami hubungi kembali, ya!”
3. Menagih pembayaran
“Selamat sore Pak Lian yang terhormat.
Terimakasih karena sudah percaya pada produk kami. Supaya bisa melanjutkan ke proses pengiriman, kami hanya ingin mengingatkan kembali bahwa batas maksimal pembayaran pada nomor tagihan 00001111111 dengan nominal Rp1.200.000 adalah malam ini pukul 19.00 WIB.
Apabila tidak dibayarkan sesuai tenggat waktu yang ditentukan, pesanan secara otomatis dibatalkan.
Jika sudah melakukan transfer, silakan menghubungi kami untuk konfirmasi bukti pembayaran. Terimakasih atas perhatiannya.”
4. Menawarkan produk lain
“Selamat pagi Ibu Maria.
Kami dari Dress Shop ingin memberitahukan bahwa produk yang Anda pesan saat ini sedang tidak tersedia stoknya. Oleh karena itu, kami bermaksud menawarkan produk gaun panjang lain dengan bahan serta kualitas yang sama.
Apabila berkenan, mohon balas pesan ini dengan kata ‘YA’. Terimakasih.”
5. Memastikan jadi atau tidaknya membeli produk
“Halo, selamat pagi kak Ariani.
Perkenalkan, saya Desi selaku admin Jasa Translate.ID ingin bertanya lebih lanjut mengenai ketersediaan kak Ariani untuk menggunakan jasa translate dari kami. Kira-kira, apakah jadi?”
6. Diselingi dengan doa dan perhatian
“Halo, pak Prambudi. Semoga selalu dalam keadaan sehat wal afiat.
Saya mengucapkan terimakasih banyak kepada bapak karena telah mempercayakan toko Gardenia untuk membeli peralatan berkebun.
Jangan lupa ikuti update terbaru dari kami.”
7. Menanyakan kendala atau permasalahan
“Selamat siang bu Mega. Terimakasih telah memberikan ulasan terhadap produk kami, semoga dapat bermanfaat. Apabila memiliki kendala terkait produk maupun pelayanan, jangan sungkan menghubungi kami kembali. Kami selalu terbuka terhadap kritik dan saran dari customer.”
8. Mengingatkan customer
“Halo kak Ihza. Bagaimana kabarnya?
Saya Andi dari Jastip Jepang ingin memberitahukan bahwa saat ini kami sudah membuka open pre-order kembali untuk belanja oleh-oleh khas Jepang. Kalau kakak berminat mengikuti pre order, hubungi kami ya!”
9. Memberikan pengingat setelah transaksi
“Selamat malam Pak Andre. Saya ingin mengucapkan terimakasih karena telah berbelanja di tempat kami. Berikut kami berikan nomor resi resmi dari ekspedisi untuk melacak pesanan Anda. Apabila ada kendala terkait pengiriman, silakan hubungi kami.”
10. Meminta feedback
“Terimakasih karena sudah berbelanja di PernakPernik Shop. Demi terus memberikan yang terbaik bagi pelanggan, mohon berikan ulasan terkait pengalaman Anda berbelanja di PernakPernik Shop. Silakan isi kuesioner berikut ini untuk memberikan feedback.”
Tips Membuat Kata-kata Follow Up Customer Lewat WhatsApp
Follow up adalah proses tindak lanjut yang dilakukan oleh perusahaan maupun individu, dengan tujuan memancing respon maupun mengingatkan calon konsumen mengenai produk yang ditawarkan.
Oleh karena itu, adanya kegiatan follow up customer adalah untuk memastikan kembali apakah customer tersebut benar-benar tertarik atau tidak terhadap penawaran dari brand/perusahaan.
Kegiatan menindaklanjuti calon pelanggan tersebut dapat dilakukan secara online melalui private message, salah satunya lewat WhatsApp (WA). Cara follow up customer lewat WhatsApp pun tak boleh dilakukan sembarangan agar tidak membuat mereka merasa risih saat dihubungi.
Bingung cara melakukannya dengan benar? Begini cara follow up customer lewat WA yang baik dan benar.
1. Ucapkan salam dan jangan lupa memperkenalkan diri
Cara follow up customer lewat WhatsApp yang pertama adalah jangan lupa memperkenalkan diri Anda. Memperkenalkan diri kepada orang baru termasuk etika dalam bersosialisasi, serta bertujuan agar lawan bicara tahu dengan siapa ia bicara.
Sebelum memperkenalkan diri, ucapkanlah salam terlebih dahulu. Gunakan salam yang baik sekaligus sopan untuk menyapa customer, misalnya ‘selamat pagi’, ‘halo pelanggan setia’, dan sebagainya.
2. Gunakan bahasa yang sopan
Hal tak kalah penting ketika melakukan follow up adalah menggunakan tata bahasa yang sopan sekaligus profesional. Mengedepankan sopan santun dalam berinteraksi juga penting demi meningkatkan kepuasan pelanggan.
Berbahasa yang sopan dalam menghubungi pelanggan, artinya tidak memakai kata-kata kasar dan bersifat menyudutkan. Meskipun tak harus menggunakan bahasa formal, tetapi harus paham dalam memilih kata yang tak menyinggung perasaan.
Berbahasa sopan juga sebaiknya Anda gunakan saat melakukan broadcast Whatsapp untuk promosi.
3. Sampaikan maksud dan tujuan
Ketika melakukan follow up, pastikan Anda menyampaikan maksud serta tujuan dengan baik kepada pelanggan. Artinya, tidak boleh datang hanya dengan tangan kosong karena bisa dianggap mengganggu.
Sampaikanlah maksud serta tujuan Anda secara jelas ketika ingin menghubungi klien atau pelanggan. Misalnya memberikan penawaran produk, mengingatkan soal pembayaran, stok produk, dan sebagainya.
4. Hindari basa-basi berlebihan
Basa-basi merupakan salah satu cara menunjukkan sikap ramah kepada orang lain. Meskipun begitu, basa-basi tidak baik jika dilakukan secara berlebihan, apalagi kepada customer.
Setiap customer pasti memiliki kesibukannya masing-masing, bahkan mungkin sebagian orang tidak senang bertele-tele. Jadi sebaiknya saat menghubungi klien hindari basa-basi berlebihan. Cukup ucapkan salam, lalu sampaikan maksud serta tujuan Anda menghubungi mereka.
5. Tanyakan keluhan, permasalahan, serta feedback
Jika bingung menyusun kata-kata follow up customer secara tepat, tak ada salahnya jika sambil menanyakan keluhan, permasalahan, maupun meminta feedback. Menanyakan hal-hal tersebut asalkan menggunakan tata bahasa yang sopan serta profesional, membuat konsumen merasa diperhatikan.
Selain itu, ketika menanyakan keluhan dan permasalahan, Anda dapat mengetahui apa yang menjadi kebutuhan customer. Sehingga nantinya akan lebih mudah untuk closing.
6. Perhatikan waktu terbaik untuk follow up
Setiap customer memiliki kesibukannya masing-masing. Oleh karena itu, cara follow up customer lewat WA sebaiknya memperhatikan waktu terbaik untuk melakukannya.
Supaya tidak dianggap mengganggu, Anda dapat menghubungi mereka saat waktu-waktu tertentu. Misalnya saat jam makan siang, atau ketika sore hari.
7. Tidak memaksa atau menekan
Cara follow up customer lewat WA supaya tidak merasa terganggu, hindari memaksa, mengancam, maupun menekan mereka agar mau melakukan transaksi. Melakukan pemaksaan justru membuat mereka takut untuk lanjut ke transaksi.
Jika ingin melakukan follow up melalui WhatsApp sebaiknya tidak perlu sampai spam chat. Cukup lakukan setidaknya setiap 3 hari atau mungkin seminggu sekali. Gunakan pula pilihan kata yang tepat agar tidak terkesan menekan atau memaksa.
8. Ucapkan kata terimakasih
Tips follow up customer lewat WhatsApp yang juga tak kalah penting, yaitu jangan pernah lupa mengucapkan terimakasih. Sebab hal ini merupakan cara sederhana menghargai pendapat customer.
