Anda perlu berkomunikasi dengan ribuan pelanggan dalam satu kali waktu? WhatsApp API solusinya. Berbeda dengan WhatsApp Business biasa, WhatsApp Business API adalah Application Programming Interface yang dikembangkan oleh WhatsApp untuk menunjang percakapan antara perusahaan dengan ribuan pelanggan dalam satu kali waktu.
Dibandingkan dengan WhatsApp Business biasa, WhatsApp API ini bisa digunakan oleh lebih dari 4 orang sekaligus meskipun hanya menggunakan satu nomor. Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur tambahan, seperti chatbot, centang hijau di samping nama akun hingga tambahan tagar untuk membantu Anda memisahkan pesan pelanggan berdasarkan kategorinya.
Lalu bagaimana cara menggunakan WhatsApp API ini dan cara mendapatkannya? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini:
Cara Menggunakan WhatsApp Business API untuk Bisnis
1. Siapkan nomor WhatsApp khusus perusahaan
Salah satu keuntungan menggunakan WhatsApp API adalah Anda bisa menggunakan satu nomor perusahaan saja untuk berbagai chat yang berbeda. Oleh karena itu sebelum mendaftar untuk menggunakan aplikasi ini, sebaiknya Anda menyiapkan satu nomor khusus perusahaan, supaya pesan bisnis dan pesan pribadi tidak bercampur dan lebih mudah diorganisir.
2. Pilih Business Solution Provider Terbaik
Jika Anda ingin menggunakan WhatsApp API untuk bisnis, maka langkah selanjutnya adalah dengan mendaftar ke Business Solution Provider (BSP) resmi WhatsApp di Indonesia. Hal ini berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang bisa diunduh gratis sebab umumnya WhatsApp API dilengkapi dengan fitur-fitur khas dari Business Solution Provider tersebut.
WhatsApp Business API (WABA) dari ShopKey Chat misalnya, dilengkapi dengan fitur Hotkeys yang memungkinkan Anda untuk mengetahui dan mengirimkan ongkos pengiriman dengan mudah dan cepat. Selain itu, WABA juga dilengkapi dengan webstore yang bisa menjadi katalog online produk Anda dan bisa diakses oleh agen-agen yang bekerja untuk Anda.
3. Verifikasi Facebook Business Manager
Salah satu platform yang harus Anda miliki ketika ingin menggunakan WhatsApp API adalah Facebook Business Manager. Dengan platform ini, Anda tidak hanya bisa mengakses WhatsApp API saja, tetapi juga mengatur iklan di Facebook dan Instagram.
Namun untuk mendapatkan verifikasi ini ada beberapa syarat yang harus Anda penuhi. Pertama, bisnis Anda tidak boleh termasuk dalam bisnis yang ditentukan oleh Facebook, seperti bisnis obat-obatan atau bisnis kencan. Kedua, Anda harus mengirimkan dokumen yang dibutuhkan untuk proses verifikasi, seperti nama perusahaan, website resmi perusahaan, email dan TDP, SIUP atau dokumen legal lainnya.
Proses verifikasi ini berlangsung selama 10-14 hari kerja. Tapi, Anda tidak perlu khawatir sebab ShopKey akan membantu jalannya proses verifikasi ini.
4. Masuk menggunakan username dan password yang diberikan
Setelah proses verifikasi selesai, maka Anda bisa masuk menggunakan username dan password yang telah disediakan. Lalu, lakukan penjelajahan aplikasi tersebut supaya Anda bisa lebih nyaman dan aman menggunakannya. Jangan lupa untuk mengganti username dan password aplikasi ini sesuai dengan keinginan Anda.
5. Membuat pengaturan khusus
Terdapat beberapa fitur WhatsApp API yang perlu diatur khusus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, jam buka layanan, pesan balasan otomatis (auto reply), aktivasi customer satisfaction score (CSAT) survei, pengaturan chabot hingga jenis pengaturan alokasi agen.
Dalam hal ini, pastikan Anda mengatur akun WhatsApp Business API (WABA) sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Contohnya dengan membuat pesan balasan otomatis yang sesuai dengan gaya bahasa perusahaan, hingga jumlah agen yang bisa mengakses aplikasi ini. Perlu diingat bahwasanya pengaturan ini hanya bisa diakses melalui tampilan dashboard supervisor, sehingga dashboard untuk supervisor seringkali berbeda dengan agen.
6. Latih karyawan menggunakan aplikasi ini
Setelah berhasil membuat pesan template, maka kini saatnya Anda melatih tim admin di perusahaan Anda untuk menggunakan aplikasi ini. Beberapa hal yang perlu Anda beritahukan kepada mereka, seperti cara mengirim pesan template, cara mengirim pesan broadcast, hingga cara memberikan tagar pada setiap pesan pelanggan.
Dalam hal ini Anda juga tidak perlu khawatir. Sebab, ShopKey selaku Business Solution Provider akan membantu Anda untuk melatih karyawan menggunakan aplikasi ini. Caranya mudah, Anda tinggal buka website goshopkey.com dan klik ikon WhatsApp di bagian kanan bawah.
7. Aplikasi siap digunakan
Ketika proses briefing dan latihan penggunaan aplikasi oleh karyawan sudah selesai, maka kini saatnya Anda menggunakan aplikasi WhatsApp Business API ini. Jangan lupa tautkan akun WhatsApp Business ini ke media sosial lain dan aplikasi online marketplace, supaya pelanggan dapat dengan mudah menghubungi perusahaan Anda ketika mereka perlu membeli sesuatu atau memberikan kritik dan saran.
8. Manfaatkan fitur tag dengan baik
Dengan menggunakan WhatsApp Business API (WABA) dari ShopKey Chat, Anda bisa “menempelkan” 100 tag ke dalam setiap pesan pelanggan. Tag ini berguna untuk mengelompokkan pesan dari pelanggan tersebut.
Misalnya, seorang pelanggan memasukkan komplain mengenai masalah teknis pembelian. Jika Anda hanya bisa menggunakan 1 tag saja, maka Anda hanya bisa menggunakan tag #komplain, sehingga pesan dari pelanggan tersebut hanya masuk ke dalam kategori komplain secara umum. Namun jika Anda bisa menggunakan 100 tag, Anda bisa memakai #komplain, #teknis, dan #pembelian sekaligus. Ini artinya, Anda bisa dapat lebih mudah mengetahui berapa jumlah pelanggan yang komplain mengenai masalah teknis pembelian dan mengambil keputusan perbaikan berdasarkan pesan tersebut.
9. Manfaatkan data pesan dengan baik
Keunggulan utama dari WhatsApp Business API adalah Anda bisa mendapatkan insight dari pesan pelanggan melalui dashboard laporan. Di dalam menu laporan ini, Anda bisa mengetahui berapa jumlah pesan yang masuk setiap bulannya, temanya apa saja, dikirim oleh pelanggan dari mana dan lain sebagainya.
Data-data seperti ini bisa Anda gunakan sebagai bahan penyusunan keputusan perusahaan kedepannya. Misalnya, untuk merumuskan strategi pemasaran yang tepat, mengetahui masalah dalam layanan perusahaan yang harus diperbaiki, mengetahui kinerja agen atau tim admin dan lain sebagainya.
Data-data yang tersedia di WhatsApp API ini akan membuat kinerja tim admin dan marketing perusahaan Anda menjadi lebih terukur, sehingga target perusahaan kedepannya bisa disusun dengan lebih baik.
Tingkatkan Penjualan dengan WhatsApp Business API ShopKey
Inovasi terbaru dari WhatsApp ini dapat digunakan oleh bisnis dari sektor apapun, mulai dari fashion dan consumer goods hingga perbankan. Sebab, aplikasi ini tidak hanya bisa menghubungkan Anda dengan pelanggan tetapi juga mitra, sehingga cocok digunakan jika perusahaan Anda bekerjasama dengan banyak mitra baik itu distributor maupun agen pemasar di lapangan.
Dapatkan aplikasi ini dengan mudah dan legal melalui WhatsApp Business API dari ShopKey! Dapatkan centang hijau WhatsApp, 1.000 percakapan gratis dengan pelanggan setiap harinya, webstore khusus perusahaan Anda dan berbagai fitur menarik dengan menggunakan WhatsApp APImelalui ShopKey! Klik di sini untuk selengkapnya!
