Tahukah Anda, jika saat ini Anda tidak perlu membalas pesan pelanggan di WhatsApp satu per satu? Yup! Sebab saat ini Anda sudah bisa menggunakan fitur pesan auto reply atau balasan otomatis di WhatsApp untuk membalas pesan dari pelanggan secara otomatis.
Nah, untuk mengetahui apa saja cara kreatif penggunaan fitur auto reply untuk bisnis, yuk simak uraiannya di bawah ini!
Jenis Pesan yang Bisa Dikirim Melalui Auto Reply
Ada banyak pesan yang bisa dikirim melalui auto reply, di antaranya:
1. Greeting message
Jangan biarkan pelanggan Anda harus menunggu hanya demi mendapatkan salam pembuka. Berikan salam pembuka otomatis melalui fitur auto reply.
2. Away message
Pelanggan menghubungi perusahaan di luar jam operasional? Tak perlu khawatir. Fitur auto reply siap memberikan balasan otomatis away message untuk mereka.
3. Menjawab keluhan atau pertanyaan pelanggan
Sistem auto reply juga bisa dihubungkan dengan sistem lain, misalnya dengan halaman FAQ di website. Dengan demikian ketika pelanggan menanyakan produk dan layanan, mereka bisa secara otomatis dirujuk ke bagian FAQ di website.
4. Menanyakan tingkat kepuasan pelanggan
Ketahui tingkat kepuasan pelanggan atas produk dan layanan yang ada dengan mengirimkan pesan otomatis terkait hal tersebut. Kritik dan saran dari pelanggan ini tentunya akan bermanfaat untuk membangun bisnis Anda kedepannya.
5. Pesan promosi
Fitur balasan otomatis ini juga bisa digunakan untuk mengirim pesan pemasaran. Misalnya, sebelum pelanggan menutup pembicaraan, Anda bisa mengirimkan pesan yang berisi ajakan untuk membuka katalog produk baru.
Akan tetapi, menyusun materi pemasaran menggunakan fitur ini juga tidak bisa sembarangan. Berikut ini cara kreatif menggunakan auto reply di WhatsApp untuk pemasaran bisnis.
Cara Kreatif Menggunakan Auto Reply di WhatsApp untuk Pemasaran Bisnis
1. Cantumkan link katalog
Seperti yang telah disebutkan di atas, Anda bisa mencantumkan link katalog produk untuk dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan yang akan mengakhiri percakapan atau ketika mereka mengirim pesan di luar jam kerja. Tujuannya adalah, supaya pelanggan tersebut mengecek katalog meskipun sebenarnya dia tidak sedang membutuhkan barang atau jasa yang ada di katalog tersebut.
2. Cantumkan nama media sosial
Tidak hanya link katalog, Anda juga bisa mencantumkan nama media sosial Anda di fitur balasan otomatis. Misalnya dengan kata-kata seperti “Terima kasih telah menghubungi Toko Blue Bird. Silahkan follow instagram kami di @BlueBirdCake untuk informasi promosi dan menu terbaru”.
3. Mengatur auto reply dengan kata-kata yang sesuai
Dalam menyusun materi pemasaran, kata-kata adalah sebuah komponen penting. Pastikan kata-kata yang ada di fitur auto reply telah disesuaikan dengan bahasa “khas” perusahaan. Selain itu, pastikan juga kata-kata tersebut dapat memancing indra pelanggan untuk melakukan pembelian berulang. Pemilihan kata-kata yang baik dapat membuat pelanggan merasa dihormati dan membeli produk dan layanan Anda kembali.
4. Mendesain jawaban khusus untuk pelanggan tertentu
Fitur auto reply juga bisa diatur sedemikian rupa, sehingga tidak semua pelanggan bisa mendapatkan pesan yang sama. Hal ini bisa Anda manfaatkan untuk mengirim pesan istimewa melalui fitur ini.
Misalnya, perusahaan Anda sedang menyelenggarakan promosi dan menyebarkannya melalui pesan broadcast yang berisi kode promo. Beberapa pelanggan membalas pesan tersebut dengan memasukkan kode promosi yang dimaksud. Nah, setelah itu, Anda bisa memanfaatkan auto reply untuk mengirimkan pesan yang berisi jawaban khusus kepada para pelanggan tersebut secara otomatis.
Cara Membuat Auto Reply di WhatsApp Business
Dalam WhatsApp Business, Anda bisa mengatur balasan otomatis untuk 3 tujuan, yaitu salam, balas di luar jam kerja dan balasan cepat. Adapun cara membuatnya adalah:
- Klik ikon titik tiga di bagian kanan atas.
- Pilih menu setting.
- Pilih opsi fitur bisnis.
- Pilih opsi fitur perpesanan, lalu mulai edit pesan.
Gunakan cara-cara kreatif memanfaatkan fitur auto reply untuk pemasaran di atas, supaya pelanggan bisa lebih tertarik dengan produk dan layanan yang Anda tawarkan.
Keuntungan Menggunakan Pesan Auto Reply
Terdapat beberapa kelebihan menggunakan fitur auto reply untuk bisnis, di antaranya:
- Pertama, pelanggan tidak perlu menunggu balasan dari tim admin untuk komplain atau bertanya mengenai produk tertentu, sehingga tingkat kepuasan mereka akan meningkat.
- Kedua, beban kerja tim admin secara otomatis juga akan berkurang karena sebagian pesan dari pelanggan akan dijawab oleh sistem.
- Ketiga, sistem balasan otomatis di WhatsApp memungkinkan Anda untuk lebih menghemat waktu karena tidak perlu mengetik pesan satu per satu.
- Keempat, pesan tetap akan terkirim meskipun Anda sedang offline.
Cara Membuat Auto Reply di WhatsApp Business API
WhatsApp Business API atau WABA adalah versi dari WhatsApp Business yang lebih kompleks dan diperuntukkan untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki komunikasi dengan intensitas tinggi dengan pelanggan. Misalnya, dalam satu jam saja perusahaan tersebut sudah harus melayani ribuan pelanggan.
Oleh sebab itu, fitur auto reply di WhatsApp jenis ini juga lebih kompleks. Dengan menggunakan WhatsApp Business API, perusahaan Anda akan dilengkapi dengan chatbot sebagai alat auto reply.
Lalu, bagaimana cara mendapatkan fitur auto reply di WhatsApp Business API? Pertama, Anda harus mendaftar ke Business Solution Partner (BSP) WhatsApp resmi di Indonesia, yaitu ShopKey untuk membuat akun WhatsApp jenis ini terlebih dahulu. Setelah proses pembuatan akun selesai, berikut ini beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
- Pilih opsi pengaturan di sebelah kiri layar.
- Klik menu chat.
- Aktifkan auto reply dan susun balasan otomatis Anda.
Perlu diketahui bahwasanya layar dashboard WhatsApp Business API bisa jadi berbeda antara supervisor dan staf. Hal ini karena supervisor berhak untuk membuat pengaturan pesan dan memantau jalannya komunikasi antara pelanggan dan agen atau staf.
Selain merupakan partner legal dari WhatsApp, keuntungan menggunakan WhatsApp Business API dari ShopKey adalah Anda juga bisa mendapatkan webstore yang didesain khusus untuk menjadi katalog online Anda.
Keunggulan Fitur Auto Reply di WhatsApp Business API
Dibandingkan dengan WhatsApp Business biasa, keunggulan dari fitur auto reply di WABA adalah sebagai berikut:
1. Bisa mendorong pelanggan untuk melakukan pembelian mandiri
Tidak hanya pesan salam dan balas cepat saja, chatbot di WhatsApp Business API juga bisa didesain untuk mendorong pelanggan melakukan pembelian produk secara mandiri.
2. Dilengkapi dengan sistem alokasi agen otomatis
Apabila pelanggan ingin berhubungan secara langsung dengan tim CS atau agen, maka sistem chatbot dalam WABA akan segera mengalokasikan pesan dari pelanggan tersebut secara otomatis ke tim admin atau agen dengan antrian yang paling sedikit.
3. Mendukung pesan broadcast
Salah satu kelebihan WhatsApp Business API dibandingkan dengan WhatsApp Business biasa adalah Anda bisa mengirimkan pesan ke sejumlah besar pelanggan dengan tanpa khawatir akan diblokir. Sebaliknya dengan fitur auto reply WhatsApp Business API, Anda bisa mengirimkan pesan balasan otomatis kepada pelanggan setelah mereka membalas pesan broadcast tersebut. Sangat menarik bukan? Jadi, tunggu apa lagi, yuk dongkrak keuntungan bisnis Anda dengan ShopKey sekarang!
