Sama-sama digunakan untuk berkomunikasi dengan orang lain yang jaraknya jauh, WhatsApp reguler dan WhatsApp Bisnis memiliki perbedaan dari fitur yang ditawarkan. Jika penggunaannya untuk menjalankan usaha, memakai WA Bisnis sangat direkomendasikan karena fiturnya lebih lengkap.
Jika Anda sudah terlanjur menautkan nomor untuk WA biasa, yuk pelajari bagaimana cara mengubah WhatsApp dari akun reguler ke bisnis di uraian berikut ini!
1. Cadangkan Semua Obrolan dan Data Penting WhatsApp
Sebelum mengubah WhatsApp ke akun bisnis, cadangkan terlebih dahulu semua obrolan serta data penting dalam aplikasi WhatsApp reguler yang Anda gunakan. Tahap ini penting dilakukan jika tak ingin data penting maupun obrolan terhapus saat mengganti akun. Untuk Anda yang belum mengetahui caranya, Anda dapat simak tutorial pencadangan chat WhatsApp di artikel sebelumnya.
Proses mencadangkan membutuhkan waktu, lamanya proses pencadangan tergantung banyaknya data yang perlu di-backup. Begini cara melakukannya supaya tidak ada obrolan dan data terhapus.
- Buka aplikasi WA Messenger, kemudian masuk ke Menu Settings (Pengaturan).
- Pilih menu Chat, lalu scroll untuk mencari opsi Chat Back Up.
- Pilih Chat Back Up, setelah itu ketuk Back Up Now (Cadangkan Sekarang).
- Tunggu prosesnya hingga selesai.
- Data dan obrolan berhasil dicadangkan.
Sebelum mencadangkan, pastikan di smartphone masih memiliki banyak ruang penyimpanan. Anda juga dapat memilih apa saja data yang dicadangkan. Jika tak ingin terlalu besar, ambil opsi backup obrolan (chat) saja, tidak perlu menyertakan media seperti foto dan video.
Tidak perlu menghapus aplikasi WA reguler. Anda tetap bisa memakainya pada perangkat yang sama namun nomornya berbeda.
2. Unduh Aplikasi WhatsApp Business
Setelah mencadangkan pesan, langkah selanjutnya untuk mengubah WhatsApp biasa ke akun bisnis adalah dengan mengunduh aplikasi WhatsApp Business. Perlu diketahui, ini merupakan aplikasi terpisah karena berbeda dengan versi reguler.
WA Bisnis dapat diunduh baik melalui perangkat berbasis iOS (App Store) maupun Android (Play Store) yang sedang Anda gunakan saat ini. Ukurannya tidak terlalu besar, jadi dipastikan tak akan memakan banyak ruang penyimpanan di HP.
Nantinya jika aplikasi WA Bisnis berhasil diunduh, ketuk untuk masuk ke aplikasi tersebut. Setelah itu akan ditampilkan ketentuan penggunaan layanan di WhatsApp Bisnis. Mungkin terlihat sepele, namun sebaiknya baca terlebih dahulu sebelum memberikan persetujuan
Kebanyakan pengguna yang baru beralih ke akun bisnis, belum memahami bagaimana ketentuan serta pelayanan dalam aplikasi tersebut. Sehingga merasa kebingungan bagaimana cara menggunakannya untuk berkomunikasi dengan pelanggan.
Lanjutkan memberi persetujuan dengan ketuk “Agree and Continue” untuk melanjutkan proses jika sudah selesai membacanya. Pastikan Anda sudah memahami layanan dari WhatsApp Business.
3. Daftarkan Nomor Telepon Khusus Bisnis
Setelah WhatsApp Business terpasang, langkah selanjutnya adalah registrasi dengan mendaftarkan nomor telefon yang sebelumnya dipakai pada WA reguler.
Apapun nomor yang ingin dipakai, pastikan kartu SIM-nya sudah tersemat dalam perangkat yang telah terpasang WhatsApp Business agar prosesnya lebih cepat. Apabila kartu SIM dipasang pada perangkat berbeda, maka nomor HP perlu dimasukkan secara manual termasuk kode negaranya.
Pastikan kode negara sudah sesuai, jika di Indonesia maka pilih +62. Usahakan terdapat sinyal seluler bagus karena nantinya pihak WhatsApp Bisnis akan mengirimkan kode OTP melalui SMS ataupun panggilan telepon guna melakukan verifikasi pengguna.
Setelah memperoleh kode OTP, inputkan langsung dan usahakan tak memberitahu pihak lain karena ini sifatnya rahasia. Proses verifikasi telah berhasil dilakukan. Anda tak dapat memakai nomor ini secara bersamaan pada versi WhatsApp Messenger (reguler).
4. Buat Akun kemudian Lengkapi Profil Bisnis
Setelah verifikasi nomor HP berhasil dilakukan, Anda dapat memulihkan data yang sebelumnya telah dicadangkan. Ini berlaku apabila Anda memakai nomor pribadi kemudian dipakai kembali untuk akun bisnis.
Sebelum melengkapi profil, pulihkan dahulu data hasil pencadangan. Proses ini memakan waktu menyesuaikan jumlah data yang dicadangkan. Jika menyertakan video, proses pemulihannya bisa memakan waktu lebih lama lagi.
Jika sudah selesai restore data, maka Anda dapat melanjutkan prosesnya dengan melengkapi profil WhatsApp Business. Dengan menggunakan WhatsApp Business, profil akun bisnis bisa terdeskripsi secara lebih optimal. Sebab, jika dibandingkan dengan WA versi biasa, WhatsApp Business memiliki batasan karakter yang lebih banyak untuk menuliskan deskripsi profil perusahaan.
Selain fitur tersebut, WhatsApp Business juga menyediakan banyak fitur lain yang bisa menunjang operasional bisnis. Beberapa di antaranya seperti fitur auto-reply atau katalog.
5. Aktifkan Fitur Balas Pesan Otomatis dan Atur Isi Pesannya
Setelah berhasil merubah WhatsApp biasa ke akun bisnis, cobalah untuk melakukan tes pada beberapa fitur penting di dalamnya. Salah satu fitur untuk mempermudah komunikasi dengan customer, yaitu auto reply atau balas pesan secara otomatis.
Fitur dari WA Bisnis ini dapat diandalkan, sebab membantu membalas pesan lebih cepat khususnya saat di luar jam operasional. Berikut jenis pesan otomatis yang bisa digunakan untuk membalas chat customer.
- Greeting Message. Fungsinya untuk memberikan sapaan atau salam kepada customer. Pesan ini muncul ketika pertama kali customer mengakses profil bisnis Anda.
- Away Message. Fungsinya untuk memberitahukan customer bahwa layanan konsumen saat ini masih tidak tersedia karena sedang istirahat ataupun di luar jam operasional. Pesan otomatis ini sengaja dibuat dengan harapan customer mau menunggu.
- Quick Reply. Fungsinya untuk membalas pesan konsumen lebih cepat apabila mereka memasukkan kata kunci tertentu.
Atur balasan pesan otomatis sesuai kebutuhan. Sebagai referensi, Anda dapat menggunakan template kata-kata auto reply yang sudah kami buat di artikel sebelumnya. Kemudian, untuk mengaturnya Anda tinggal pergi ke menu Business Settings kemudian aktifkan fiturnya. Mengatur pesan otomatis ini sangat penting, sebab Anda tidak selalu 24 jam membalas chat dari customer, bukan?
6. Akun WhatsApp Bisnis Siap Digunakan
Selesai. Akun WhatsApp Bisnis sudah siap digunakan untuk menjangkau pelanggan secara lebih profesional. Cobalah mengetes apakah tampilan dan fiturnya sudah sesuai atau belum dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari pengecekan balasan pesan otomatis, profil perusahaan, maupun layanan lainnya.
Akun bisnis biasa memang sangat efektif jika digunakan untuk perusahaan skala kecil karena jumlah pelanggannya masih belum terlalu banyak. Akan tetapi jika pelanggan sudah semakin banyak hingga membuat kewalahan membalas pesan, sebaiknya beralih ke WhatsApp Business API.
Manfaat Menggunakan WhatsApp API untuk Bisnis
WhatsApp Business API adalah aplikasi WhatsApp penunjang bisnis berbasis website yang dapat dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara lebih efektif sekaligus efisien. Adapun manfaatnya bagi customer service, antara lain sebagai berikut.
- Meminimalisir percakapan langsung dengan pelanggan menggunakan fitur chat bot.
- Broadcast tanpa terkena banned.
- Broadcast dapat menyesuaikan target konsumen.
- Data konsumen tersimpan secara otomatis.
- Lebih mudah mengelompokkan customer berdasarkan kategori atau label tertentu.
WhatsApp Business API merupakan layanan berbayar yang cocok digunakan untuk bisnis skala menengah hingga skala besar. Selain memiliki banyak keuntungan untuk menunjang kebutuhan perusahaan, juga memungkinkan bisnis Anda memperoleh centang hijau atau tanda verifikasi guna meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Untuk mendapatkan aksesnya, Anda bisa menghubungi Business Solution Provider (BSP) resmi WhatsApp seperti ShopKey. Layanan berlangganan ShopKey WABA bisa diperoleh mulai harga 375 ribu hingga 1,1 juta rupiah saja per bulan.
ShopKey merupakan provider terpercaya yang dapat membantu Anda menjawab kebutuhan bisnis, salah satunya melalui WABA untuk mempermudah pelayanan pelanggan. Jadi tunggu apa lagi, yuk konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang bersama ShopKey!
