Salah satu tantangan berjualan online maupun offline di zaman ini adalah ketika banyak pesanan masuk dari berbagai aplikasi, namun admin yang bisa memproses pesanan tersebut hanya satu orang. Hal seperti ini bisa mengakibatkan kinerja perusahaan jadi kurang efektif karena penanganan pesanan pelanggan yang lama dan pelanggan jadi tidak puas.
Untungnya saat ini ada fitur multiple user dari WhatsApp Business yang bisa Anda manfaatkan. Namun, sebelum menggunakannya, yuk kenali dulu apa itu fitur multiple user di WhatsApp Business dan kelebihan serta kekuranganya di uraian berikut ini!
Apa itu Fitur Multiple User di WhatsApp Business?
Multiple user adalah fitur di WhatsApp Business yang memungkinkan sebuah nomor WhatsApp digunakan oleh beberapa orang di beberapa gawai sekaligus secara bersamaan. Hal ini memungkinkan Anda dan tim admin perusahaan Anda untuk menjawab pertanyaan atau keluh kesah dari pelanggan dengan lebih cepat dan tepat.
Untuk WA Business biasa, jumlah orang dan gawai yang bisa mengakses akun ini secara bersamaan adalah 5 orang dengan satu atau dua orang menggunakan ponsel dan sisanya menggunakan WhatsApp di desktop atau web. Untuk fasilitas terbaru WhatsApp, yakni WhatsApp Business Premium, multiple user ini bisa diakses oleh 10 orang secara bersamaan.
Lalu bagaimana jika bisnis Anda memiliki tim admin yang terdiri dari lebih dari 10 orang? Maka solusinya adalah dengan menggunakan WhatsApp Business API.
Dengan WhatsApp Business API, Anda bisa mengelola pesan masuk dari pelanggan secara lebih efisien karena jumlah admin yang bisa mengakses akun WhatsApp perusahaan Anda tidak terbatas atau unlimited. Selain itu, setiap pesan masuk akan dialokasikan oleh sistem kepada anggota tim admin yang sedang kosong.
Cara Menggunakan Fitur Multiple User di WhatsApp Business
1. WhatsApp Business Biasa
Berikut adalah cara menggunakan fitur multiple user di WhatsApp Business biasa, yaitu:
- Buka Aplikasi WA Business Anda.
- Klik icon titik 3 vertikal di bagian kanan atas.
- Pilih Perangkat Tertaut,
- Pilih Multi-Perangkat Beta,
- Pilih Gabung Beta.
Menurut informasi terbaru, fitur multiple user di WA Business biasa ini kini bisa digunakan oleh 5 orang, 1 di perangkat utama, 1 di ponsel tambahan dan 3 bisa di WhatsApp Web atau desktop.
Meskipun cocok untuk bisnis skala kecil, namun kekurangan dari versi ini adalah perlunya sinkronisasi chat berulang kali antara beberapa gawai. Selain itu, pesan yang masuk juga tidak bisa secara otomatis dialokasikan untuk admin tertentu.
Kelebihannya adalah untuk mendapatkan fitur ini, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya sepeserpun karena aplikasi ini bisa Anda unduh secara gratis di Google Play Store.
2. WhatsApp Business Premium
Cara mengatur penggunaan akun di gawai yang berbeda menggunakan WhatsApp Business Premium kurang lebih sama dengan WA Business biasa. Hanya saja, fitur ini bisa digunakan oleh 10 gawai sekaligus,
Anda bisa memberi nama perangkat penerima pesan di gawai utama dan tentunya berbayar. Besar kecilnya nominal pembayaran ini di Indonesia masih belum pasti, sebab WhatsApp Business premium memang baru diluncurkan akhir tahun 2022 lalu.
3. WhatsApp Business API
Sebelum menggunakan fitur multiple user di WhatsApp API, Anda perlu mencari Business Solution Provider (BSP) Resmi WhatsApp terlebih dahulu.
Hal ini karena WhatsApp Business API tidak berbentuk aplikasi seperti WhatsApp Business biasa yang bisa di-download langsung dari Google Play Store atau App Store. Peran BSP di sini adalah menyediakan “kunci” yang memungkinkan Anda menerima pesan WhatsApp dan menyalurkannya ke dashboard WhatsApp API.
Setelah menemukan BSP, yang perlu Anda lakukan adalah melakukan langkah-langkah verifikasi bisnis ke Meta (perusahaan yang menaungi WhatsApp). Agar dapat mendapatkan ACC dari Meta, ada beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi untuk mendaftar WhatsApp API.
Di antaranya seperti menyiapkan Facebook Business Manager dan berbagai dokumen legalitas. Anda tidak perlu khawatir, sebab jika Anda berlangganan WhatsApp Business API dari ShopKey, pihak ShopKey akan membantu Anda untuk melakukan hal ini.
Setelah proses ini selesai, Anda tinggal memasukkan nama-nama anggota tim admin atau agen yang bertugas untuk menerima pesan. Dalam hal ini, Anda bisa memasukkan berapapun jumlah nama tim admin yang Anda inginkan.
Keuntungan Menggunakan Fitur Multiple user di WhatsApp Business
Fitur multiple user di WA Business biasa menguntungkan bisnis skala kecil karena:
- Gratis. Anda tinggal mengunduh aplikasi WA Business di Google Play, melakukan pengaturan sederhana di atas, maka nomor WA bisnis Anda sudah bisa diakses melalui 5 gawai sekaligus.
- Mempermudah komunikasi dengan pelanggan. Pesanan sedang ramai? Tak perlu khawatir, dengan bisa diakses oleh 5 orang admin di saat yang bersamaan, pelanggan akan mendapatkan informasi dengan lebih cepat.
Kekurangan Menggunakan Fitur Multiple User di WhatsApp Business
Meskipun demikian, terdapat beberapa kekurangan fitur multiple user yang ada di WhatsApp Business biasa, di antaranya adalah:
- Di WhatsApp Business biasa, Anda tidak bisa mengelola admin yang akan menerima pesan secara otomatis. Akibatnya, satu pelanggan bisa ditangani oleh dua admin berbeda atau lebih. Bisa juga pesan diterima oleh admin yang sedang banyak pesan.
- Harus terus menerus melakukan sinkronisasi perangkat. Jika menggunakan WhatsApp Business biasa, Anda perlu melakukan sinkronisasi perangkat yang berulang kali, apalagi di perangkat yang berbeda dari sebelumnya, dapat membuat nomor WhatsApp Anda diblokir oleh Meta.
- Tidak bisa melihat rekam jejak kinerja tim admin. Di aplikasi WhatsApp Business biasa, Anda hanya akan bisa melihat riwayat chat masing-masing agen atau tim admin dan Anda tidak bisa menyortir jumlah penjualan atau leads yang dibuat oleh satu orang atau beberapa orang admin saja. Akibatnya, Anda tidak akan tahu siapa dari anggota tim admin yang banyak mencetak penjualan dan memberikan bonus kepadanya.
- Fitur Multiple user di WhatsApp Business biasa juga hanya bisa digunakan oleh 5 gawai secara bersamaan. Tentunya, mekanisme ini akan kurang menguntungkan jika bisnis Anda sedang berkembang, sehingga membutuhkan lebih dari 5 orang admin atau agen untuk menangani penjualan atau komplain dari pelanggan.
Lantas, bagaimana jika bisnis memiliki ribuan bahkan ratusan ribu chat yang masuk setiap harinya? Untuk menangani permasalah tersebut, Anda dapat menggunakan WhatsApp Business API dari ShopKey. ShopKey adalah Business Service Provider (BSP) WhatsApp resmi di Indonesia.
Dengan menggunakan API ini, satu nomor WA Business saja bisa digunakan oleh puluhan orang admin dengan berbagai gawai yang berbeda pada saat yang sama. Selain itu, Anda atau manajer yang bertugas juga bisa mengalokasikan pesan kepada agen yang sesuai.
Enaknya lagi, WhatsApp Business API juga sudah dilengkapi dengan fitur chatbot. Chatbot ini tidak hanya akan menanggapi pesan pelanggan secara otomatis, tetapi juga membantu pelanggan berbelanja atau mengirim komplain secara mandiri.
Akibatnya, pelanggan bisa mendapatkan balasan pesan dengan lebih cepat dan tugas tim admin perusahaan bisa lebih ringan. Jadi, yuk beralih menggunakan WhatsApp Business API untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis!
