Di zaman yang serba digital ini, pelanggan atau customer berekspektasi untuk dapat berkomunikasi secara cepat dengan perusahaan dan mendapatkan jawaban yang mereka inginkan. Selain itu, mereka juga menuntut jawaban yang terpersonalisasi dan menjawab pertanyaan atau keluh kesah mereka. Apabila jawaban dan kecepatan ini tidak mereka dapatkan, maka tidak menutup kemungkinan mereka akan beralih ke perusahaan kompetitor.
Oleh sebab itu, tidak heran jika perusahaan dituntut untuk memiliki alat komunikasi canggih yang mampu membantu tim customer service untuk menjawab pertanyaan dan keluh kesah secara cepat dan tepat. Salah satu alat komunikasi canggih tersebut adalah WhatsApp CRM.
Apa itu WhatsApp CRM?
CRM atau customer relationship management adalah software yang berguna untuk membantu proses dan praktek penyimpanan dan penyusunan data-data pelanggan dari berbagai divisi dalam satu perusahaan.
Dengan software ini, data pelanggan yang menghubungi perusahaan Anda karena ingin membeli produk, komplain mengenai aplikasi perusahaan atau sekedar membuka website bisa dijadikan satu, disusun sesuai kategori dan disimpan untuk kebutuhan di masa depan dengan lebih mudah. Akibatnya, Anda bisa menyusun strategi pemasaran yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Adapun WhatsApp CRM adalah hasil integrasi antara WhatsApp Business API dengan software CRM tersebut. Dengan demikian, perusahaan Anda dapat mengirim pesan otomatis ke pelanggan dan hasil percakapan antara perusahaan Anda dan pelanggan bisa disimpan dan disusun sesuai dengan kategori percakapan yang terjadi.
Fitur Utama WhatsApp CRM
Ada beberapa fitur utama yang dimiliki oleh WhatsApp CRM, di antaranya adalah:
1. Centang hijau
Centang hijau adalah fitur WhatsApp yang hanya bisa Anda dapatkan ketika Anda menggunakan WhatsApp Business API. Sebab untuk mendapatkan fitur ini, legalitas bisnis perusahaan Anda harus diverifikasi terlebih dahulu.
Tidak hanya centang hijau, nama perusahaan Anda juga akan langsung muncul ke layar WhatsApp pelanggan meskipun pelanggan tersebut tidak menyimpan nomor Anda. Adanya nama dan centang hijau ini tentunya akan meningkatkan kredibilitas bisnis Anda di mata pelanggan.
2. Profil bisnis dan katalog
Sama seperti WhatsApp Business biasa, pengguna CRM WhatsApp juga bisa menambahkan informasi perusahaan di profil bisnis dan informasi singkat mengenai produk mereka di bagian katalog.
Dengan memanfaatkan kedua fitur bisnis ini sebaik mungkin, pelanggan tidak perlu meminta penjelasan kepada tim admin perusahaan Anda untuk hal-hal yang bersifat umum, seperti jam buka kantor atau rincian produk tertentu. Dengan demikian, kinerja bisnis Anda juga bisa lebih efektif dan efisien.
4. Pesan otomatis dan chatbot
Fitur lain yang ada di CRM WhatsApp adalah pesan otomatis. Pesan ini akan diperoleh pelanggan ketika mereka mengirim pesan di luar jam operasional perusahaan atau ketika antrian ticketing tim admin sedang ramai. Fitur ini berguna untuk memberitahu pelanggan jam buka dan lama antrian admin berlangsung.
Di sisi lain, chatbot juga merupakan pesan otomatis. Bedanya adalah, chat bot dibuat sedemikian rupa, sehingga pelanggan bisa melakukan pembelian atau mencari jawaban pertanyaan dan keluh kesah mereka secara mandiri. Fitur chatbot ini hanya akan Anda dapatkan ketika Anda menggunakan WhatsApp Business API. Untuk mempelajari cara membuat chatbot WhatsApp, Anda dapat melihatnya di artikel sebelumnya.
5. Multi user dan alokasi agent
Saat Anda hanya menggunakan WhatsApp Business biasa, akun WhatsApp Anda hanya bisa dibuka oleh satu handphone dan satu WhatsApp Web secara bersamaan. Namun dengan WhatsApp Business API, akun WhatsApp perusahaan Anda bisa dibuka menggunakan berbagai gawai dalam satu waktu sekaligus.
Tidak hanya itu, sistem WhatsApp Business API juga memungkinkan pesan yang masuk dari pelanggan dialokasikan ke agent atau anggota tim admin yang sedang tidak memiliki antrian atau memiliki antrian yang lebih sedikit. Dengan demikian, pertanyaan atau keluh kesah pelanggan dapat dijawab dengan lebih cepat.
6. WhatsApp Blast
Dengan menggunakan CRM WhatsApp, Anda bisa menyimpan nomor kontak pelanggan Anda dengan mudah. Nomor kontak ini kemudian dapat Anda gunakan sebagai tujuan pengiriman pesan pemasaran dalam jumlah besar (WhatsApp Blast). Tentu pemasaran dengan cara ini relatif lebih efektif. Sebab, Anda secara langsung menargetkan orang-orang yang sebelumnya sudah pernah membeli produk perusahaan Anda.
7. Leads management
Leads management adalah serangkaian sistem dan metodologi untuk mengidentifikasi calon pelanggan yang berpotensi untuk membeli produk perusahaan Anda. Dengan menggabungkan WhatsApp Business API dan software CRM, Anda dapat mengetahui data konsumen potensial perusahaan Anda dan memberikan strategi pemasaran yang sesuai untuk mereka, misalnya dengan memiliki daftar konsumen potensial, Anda bisa membuat jadwal follow-up yang sesuai.
8. Deals management
Sesuai dengan namanya, di bagian ini Anda akan mengetahui jumlah penjualan produk Anda dan dari mana penjualan produk tersebut berasal. Dengan demikian Anda bisa mengevaluasi data penjualan
tersebut dan mengambil strategi atau kebijakan yang sesuai dengan data tersebut.
9. Laporan statistik
Dapatkan informasi statistik mengenai penjualan, leads dan kinerja masing-masing anggota tim admin perusahaan Anda dengan CRM WhatsApp. Data ini sangat berguna untuk mengevaluasi kinerja bisnis sekaligus menentukan strategi bisnis yang sesuai.
Manfaat WhatsApp CRM untuk Bisnis
1. Mempermudah customer profiling
Customer profiling adalah proses mengidentifikasi pelanggan berdasarkan profil mereka, entah itu nama atau alamat mereka hingga riwayat interaksi mereka dengan perusahaan Anda. Dengan mengetahui profil customer ini, perusahaan Anda bisa mengirimkan pesan atau program pemasaran yang sesuai, membuat iklan yang sesuai target dan masih banyak lainnya.
Dengan kemampuan menyimpan, menyusun dan melaporkan statistik chat dalam satu dashboard saja, WhatsApp CRM mempermudah Anda mengidentifikasi “siapa sebenarnya pelanggan perusahaan Anda”.
2. Mempermudah komunikasi antara pelanggan dan perusahaan
Dengan kemampuan alokasi chat secara otomatis kepada tim yang bertugas serta kemampuan mengirim pesan broadcast, komunikasi dua arah antara pelanggan dan perusahaan akan jadi lebih mudah menggunakan CRM WhatsApp. Komunikasi dua arah ini penting mengingat bahwasanya masukan dari pelanggan seringkali sangat berguna untuk perkembangan produk perusahaan kedepannya.
3. Mempermudah pengelolaan penjualan
Produk Anda tidak hanya dijual di WhatsApp tetapi juga di Facebook dan Instagram, atau bahkan aplikasi e-commerce? Anda tidak perlu khawatir. Sebab dengan CRM WhatsApp, semua order penjualan tersebut dapat dilakukan hanya menggunakan satu dashboard saja. Dengan demikian, risiko terjadinya pesanan double bisa diminimalisir.
4. Meningkatkan kredibilitas perusahaan
Adanya centang hijau dan peningkatan kualitas layanan akan meningkatkan kredibilitas perusahaan dimata pelanggan. Ketika kredibilitas perusahaan sudah baik dimata pelanggan, maka pelanggan tersebut akan datang lagi dan lagi, sehingga terjadi peningkatan pada customer retention.
Cara Mendapatkan Whatsapp CRM
Untuk mendapatkan WhatsApp CRM, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat WhatsApp Business API terlebih dahulu. Berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang bisa diunduh secara gratis di Google Play Store, untuk mendapatkan WhatsApp Business API, Anda harus mendaftar di Business Solution Provider (BSP) resmi WhatsApp di Indonesia.
ShopKey adalah BSP resmi WhatsApp di Indonesia. Dengan membuat akun WhatsApp Business API di ShopKey, Anda secara otomatis akan mendapatkan software CRM sekaligus, sehingga tidak perlu mendaftar dua kali.
Dengan berlangganan WhatsApp Business API di ShopKey, Anda tidak hanya akan mendapatkan gratis 1000 percakapan setiap harinya, namun juga bisa mengintegrasikan akun WhatsApp dengan fitur-fitur Shopkey seperti Webstore atau Hotkeys.
Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan CRM WhatsApp untuk perusahaan Anda dengan ShopKey sekarang!
