SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu panduan yang harus ditaati demi memastikan bahwa kegiatan operasional di perusahaan berjalan dengan baik dan mampu mencapai tujuan bersama. Standar operasional ini harus ditaati oleh semua jajaran di perusahaan pada bidangnya masing-masing, baik mulai atasan hingga pegawai biasa.
Kali ini kita akan membahas contoh SOP karyawan toko retail supaya mendapatkan gambaran seperti apa kira-kira tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Berikut contohnya serta cara membuat SOP yang benar.
Cara Membuat SOP Karyawan Toko Retail
Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) tak boleh dilakukan secara sembarangan, perlu dirancang bersama dengan orang-orang yang ahli sekaligus memahami bidangnya. Misalnya jika ingin membuat SOP toko retail soal pengecekan gudang, maka sebaiknya merumuskannya bersama manajer gudang.
Karyawan toko retail pun memerlukan standar operasional selama melakukan pekerjaannya di toko supaya berjalan lancar dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan. Maka dari itu, simak cara membuat SOP yang benar berikut ini!
1. Bentuk tim khusus untuk membuat SOP
Membuat SOP tak boleh dilakukan secara asal-asalan karena tujuannya adalah supaya seluruh kegiatan operasional di perusahaan dapat berjalan lancar. Maka, Anda perlu membentuk tim khusus untuk merancang Standard Operating Procedure yang mempunyai kemampuan di bidangnya, misalnya dengan jajaran manager masing-masing bidang.
Apabila tim untuk menyusun SOP sudah terbentuk, selanjutnya adalah meminta masing-masing bidang untuk mendeskripsikan pekerjaannya. Berikan pula tugas dan tanggung jawab yang perlu dilakukan sesuai bidang masing-masing pegawai, misalnya bagian gudang tentunya berbeda dengan kasir.
2. Tentukan target, waktu, dan tempat penerapan
Setiap divisi pada toko retail memiliki standar operasional masing-masing dalam menjalankan tugasnya di toko, sehingga antara bagian kasir dengan kurir dan gudang tentunya perannya berbeda-beda. Adanya SOP dibutuhkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan baik untuk menjaga kualitas agar sesuai standar yang telah ditetapkan.
Waktu maupun tempat pelaksanaan SOP perlu diperhatikan, di mana setiap divisi tentunya berbeda. Maka, standar operasional yang dibuat harus disesuaikan dengan tugas serta tanggung jawab masing-masing divisi, jadi tak boleh sama. Rumuskanlah bersama orang terkait di bidang tersebut.
3. Dokumentasikan kegiatan operasional per bidang
Selanjutnya, cara membuat SOP karyawan toko retail yang benar adalah perlu mendokumentasikan kegiatan operasional setiap bidang. Dokumentasi yang dimaksud bukan selalu dalam bentuk foto maupun video, tetapi pencatatan detail disertai dengan penjelasan lengkap setiap kegiatan operasional.
Cara membuat deskripsi jobdesk contohnya seorang staf gudang harus memisahkan tanggal kadaluarsa dan stok baru. Kemudian deskripsi bagi pegawai di posisi kasir, yakni menyapa pelanggan dengan ramah dan menawarkan promo menarik jika ada.
4. Susun alur dan fungsi kerja
Cara menyusun SOP supaya tidak membingungkan saat dibaca, susunlah alur dan fungsi kerja setiap bidang menggunakan flowchart atau semacamnya. Berikanlah instruksi kerjanya juga agar lebih mudah dipahami dan setiap divisi tahu apa yang harus dilakukan.
Instruksi kerja tersebut dapat diberikan dalam formulir pendukung. Jadi, formulir pendukung tersebut nantinya digunakan untuk arsip, yakni bukti terkait kegiatan operasional yang dilakukan. Tanpa adanya arsip, penyusunan SOP akan lebih susah, sebab dikhawatirkan ada miskomunikasi selama prosesnya.
Alur kerja yang baik juga merupakan komponen penting dalam SOP produksi makanan.
5. Buat kesepakatan bersama tim terkait SOP
Dalam cara membuat SOP, setelah menyusun alur serta fungsi kerja, yakni membuat kesepakatan bersama tim terkait SOP yang telah dibuat sebelum melakukan uji coba. Meskipun Anda merupakan pemilik retail, bukan berarti segala aturan dan standar operasional toko dapat dilakukan secara sepihak, justru harus dirumuskan bersama tim agar memperoleh kesepakatan bersama yang tak memberatkan masing-masing pihak.
Sebelum melakukan uji coba kepada pegawai toko lainnya, dalam SOP tersebut mintalah setiap divisi untuk mengutarakan saran dan pendapat mereka. Jika sudah tak ada lagi pendapat, maka mulailah untuk melakukan uji coba standar operasional baru tersebut. Tahap uji coba waktunya relatif, misalnya satu minggu atau mungkin beberapa hari saja.
6. Lakukan uji coba dan evaluasi
Tahap selanjutnya cara membuat SOP bagi karyawan toko setelah merumuskan aturan baru, yakni melakukan uji coba serta evaluasi. Jangka waktu melakukan uji coba tergantung kesepakatan bersama saat merumuskan SOP bersama tim, misalnya satu minggu atau paling singkat beberapa hari saja.
Sesudah tahap uji coba, biasanya akan ada pendapat dan masukan terkait percobaan Standard Operating Procedure (SOP) baru tersebut. Jadi, lakukanlah evaluasi dengan menampung semua masukan, saran, maupun pendapat dari masing-masing pegawai toko untuk menemukan apa saja yang harus diperbaiki supaya kegiatan operasional berjalan lancar ke depannya.
7. Verifikasi lalu sosialisasikan kepada karyawan
Sudah menyusun SOP baru dari evaluasi tahapan uji coba? Selanjutnya adalah memberikan persetujuan untuk melaksanakan standar operasional baru tersebut. Setelah itu, sosialisasikan SOP tersebut ke seluruh divisi di toko retail bahwa semuanya telah siap diterapkan.
8. Lakukan pemantauan
Apabila semuanya sudah disepakati dan siap dijalankan, lakukanlah pemantauan apakah standar operasional yang telah dirancang tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Jika sewaktu-waktu tak dapat berjalan dengan semestinya, pihak yang berwenang (atasan) berhak menegur kemudian meminta masukan terkait aturan tersebut untuk dirumuskan kembali kepada pemilik toko.
Pentingnya Karyawan dan Penggunaan Teknologi Dalam Penerapan SOP
Pelatihan Karyawan dalam Penerapan SOP
Salah satu aspek penting dalam memastikan keefektifan SOP adalah pelatihan karyawan. Sebelum SOP diterapkan secara penuh, perlu adanya sesi pelatihan untuk memastikan semua karyawan memahami standar operasional yang baru. Pelatihan ini harus mencakup penjelasan detil tentang alur kerja, penggunaan peralatan, serta tindakan yang perlu diambil dalam situasi tertentu. Dengan pelatihan yang memadai, karyawan akan merasa lebih percaya diri dalam menjalankan tugas mereka sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Ini juga membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas kerja.
Penggunaan Teknologi dalam SOP
Integrasi teknologi dalam SOP bisa meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Misalnya, penggunaan sistem manajemen inventaris digital dapat mempermudah staf gudang dalam mengatur stok dan mengidentifikasi produk yang hampir kadaluarsa. Demikian pula, penerapan sistem POS (Point of Sale) yang modern dapat mempercepat proses transaksi dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Penggunaan aplikasi mobile untuk SOP bisa memberikan akses mudah kepada karyawan untuk mempelajari dan mengikuti SOP terkini. Dengan demikian, penggunaan teknologi tidak hanya memudahkan penerapan SOP tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan melalui layanan yang lebih cepat dan akurat.
Contoh SOP Karyawan Toko Retail
Setelah membahas mengenai cara membuat SOP yang benar untuk karyawan di toko retail, selanjutnya kami berikan contoh SOP karyawan toko retail untuk dijadikan sebagai referensi. Ini contoh standar operasional untuk pegawai di Toko ABC.
Tujuan
- Pegawai Toko ABC, terutama bagian frontliner mampu melayani seluruh konsumen dengan sikap ramah dan senyum.
- Membangun kepercayaan konsumen toko.
- Mengerti apa yang dibutuhkan oleh konsumen.
Prosedur Kerja
- Pegawai toko harus datang setidaknya satu jam sebelum jam toko dibuka, yakni jam 08.00 WIB (jam buka toko 09.00 WIB).
- Semua pegawai harus tiba tepat waktu, dan toleransi keterlambatan adalah 10 menit.
- Pegawai toko ABC masuk kerja mulai pukul 08.00 WIB – 13.00 WIB (shift pertama), 13.00 WIB – 18.00 WIB (shift kedua), dan 18.00 WIB – 23.00 WIB (shift malam).
- Setiap pegawai harus bertanggung jawab terhadap kebersihan sekaligus keamanan di toko.
- Pegawai yang bekerja pada shift malam, bertanggung jawab menutup toko sekaligus memastikan keamanannya. Hal ini, antara lain: menjaga kebersihan serta mengunci ruko menggunakan gembok dan rantai.
- Melayani konsumen dengan sikap ramah dan murah senyum, baik untuk kegiatan transaksi maupun menerima komplain.
- Memahami setiap promo yang sedang berlangsung di toko ABC, lalu mampu mensosialisasikannya dengan baik kepada konsumen.
SOP Scan Barang
- Scan barang dilakukan menggunakan alat khusus untuk scan.
- Arahkan barcode barang ke sinar laser merah dengan jarak tertentu (setiap produk berbeda) supaya dapat terbaca oleh alat.
- Proses scan dilakukan satu kali.
- Lakukan proses scan dari barang paling berat ke yang paling ringan, atau dari barang terbesar ke terkecil.
- Produk yang barcodenya tak dapat dideteksi oleh alat scan, ketik barcode secara manual di komputer untuk menemukan harganya.
- Packing barang belanjaan konsumen dipisahkan di kantong plastik berbeda antara produk makanan dan bukan makanan.
SOP Pengaturan Stok Barang
- Pengaturan stok barang dilakukan oleh pihak staf gudang atau dengan bantuan frontliner yang sedang tidak bertugas.
- Staf gudang toko ABC bertanggung jawab mengecek stok barang serta memisahkan antara yang kadaluarsa (tidak layak dipajang) dan barang produk baru.
- Produk yang mendekati tanggal kadaluarsa disusun pada kontainer warna kuning, sedangkan produk baru disusun dalam kontainer warna kuning.
- Staf gudang bertanggung jawab dalam penerimaan stok baru dan harus berkoordinasi dengan pihak manajer gudang.
- Lakukan pemantauan stok di etalase secara berkala untuk mengetahui mana stok habis dan perlu diisi.
SOP Kebersihan Toko
- Semua pegawai toko ABC wajib bertanggung jawab atas kebersihan di toko, mulai membersihkan lantai, pintu kaca, serta kamar mandi dan mushola.
- Kegiatan menyapu lantai dilakukan setiap hari sebelum membuka toko, saat tak ada pembeli, serta ketika hendak menutup toko.
- Kegiatan mengepel lantai setidaknya dilakukan setiap satu minggu sekali dan ketika sedang dibutuhkan sewaktu-waktu.
- Jaga kebersihan dari debu dan kotoran pada setiap produk yang dipajang.
Itulah contoh SOP karyawan toko retail yang dapat dijadikan referensi. Adanya standar operasional tersebut diperlukan supaya segala kegiatan operasional dapat berjalan secara semestinya.
