Sebagai admin ataupun pemilik online shop (olshop), Anda dituntut untuk membalas pesan pelanggan dengan cepat selama 24 jam. Sayangnya, membalas pesan secepat kilat tak selalu bisa dilakukan, terutama jika sudah lewat jam operasional.
Solusinya adalah mengirimkan away message melalui fitur pesan otomatis di WhatsApp Bisnis untuk menginformasikan kepada pelanggan bahwa toko sedang tutup. Ini berbagai contoh pesan di luar jam kerja untuk online shop serta tips membuatnya dengan baik dan benar berikut.
Contoh Pesan di Luar Jam Kerja untuk Olshop
Apabila bingung bagaimana membuat pesan di luar jam kerja/away message, mari lihat berbagai contoh pesan di luar jam kerja untuk olshop di sini sebagai referensi.
- “Dear pelanggan, mohon maaf saat ini kami sedang di luar jam operasional. Kami akan merespon kembali pada jam kerja berikutnya.”
- “Maaf, toko saat ini sedang libur. Kami akan buka kembali di hari Senin dan akan kembali untuk merespon pesan Anda.”
- “Mohon maaf, saat ini toko sedang tutup. Jam operasional kami Senin-Sabtu pukul 08.00-18.00 WIB. Kami akan kembali merespon saat jam operasional.”
- “Terimakasih atas pesan yang kamu kirimkan. Karena saat ini toko sedang libur, kami pastikan membalas pesan kamu di jam kerja berikutnya, ya!”
- “Selamat datang di toko B. Pesan Anda sudah kami terima, kami akan hubungi segera pada jam operasional berikutnya.”
- “Terimakasih sudah menghubungi store kami melalui WhatsApp. Karena ini bukan jam kerja, harap menunggu kami membalas pesan Anda kembali pada waktu operasional berikutnya.”
- “Dear konsumen, terimakasih pesan yang sudah dikirimkan. Kami akan membalasnya segera.”
- “Terima kasih pesannya. Saat ini kami sedang tidak aktif, mohon tunggu jawaban kami hingga jam operasional selanjutnya.”
- “Halo pelanggan! Saat ini kami sedang dalam waktu istirahat. Pesan Anda akan kami balas segera nanti ketika sudah kembali bekerja.”
- “Pesan Anda segera kami tanggapi pada jam kerja selanjutnya. Mohon pengertiannya.”
- “Halo pelanggan setia toko X, terimakasih sudah mengirimkan pesan. Mohon maaf kami sedang offline. Kami akan segera menanggapi kembali pada jam kerja berikutnya. Apabila sedang dalam keadaan mendesak/darurat, silakan menghubungi kami melalui saluran darurat yang tersedia. Kami sangat menghargai kesabaran Anda, jadi mohon pengertiannya.”
- “Terimakasih sudah menghubungi toko A! Mohon bersabar, kami akan membalas pesan Anda segera. Apabila ada pertanyaan terkait toko A bisa melihat di menu FAQ pada situs resmi kami di www.aaaaaa.com.”
- “Mohon maaf, admin sedang offline sementara waktu. Pesan dari kamu akan kami tampung, jadi mohon bersabar menunggu jawaban dari kami, ya. Thank you!”
- “Hi, admin A di sini! Mohon maaf ya kak, karena sekarang di luar jam operasional jadi kami baru bisa membalas pesan kakak besok saat toko sudah buka. Sekali lagi mohon pengertiannya dan terima kasih.”
- “Selamat datang di toko kami. Mohon bersabar sampai kami kembali membalas pesan di jam buka, ya! Terima kasih pengertiannya!”
Membalas chat secepat mungkin memang perlu, ini juga merupakan risiko menjalankan bisnis online shop. Respon terlalu lama justru dianggap Anda tidak tertarik pada konsumen, sehingga mereka memilih beralih ke olshop lain. Jadi, bisa membuatnya balasannya seperti contoh away message WhatsApp di atas.
Supaya pelanggan merasa tak diabaikan dan pesan bisa terbalas secara otomatis, solusinya mengirimkan away message yang bisa diatur melalui fitur balas pesan otomatis. Fitur ini sangat berguna karena Anda tak harus selalu membalas chat selama 24 jam, terutama jika sudah bukan jam operasional.
Tips Membuat Pesan di Luar Jam Kerja
Contoh away message WhatsApp di atas dapat dijadikan referensi jika bingung membuat isi chat otomatis untuk konsumen. Meskipun begitu, beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuatnya. di antaranya seperti:
1. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas
Melihat pada contoh pesan di luar jam kerja pada poin sebelumnya, perhatikanlah penggunaan bahasanya. Membuat away message harus menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
Tak ada salahnya memakai sapaan seperti ‘kak’, ‘dear’, ‘bro’, ‘say’, atau sejenisnya supaya terkesan akrab. Namun pastikan menghindari kata-kata yang tidak pantas ataupun seolah meremehkan konsumen.
2. Sampaikan informasi terkait jam operasional olshop dan arahan lebih lanjut
Tips membuat pesan di luar jam operasional lainnya, yaitu sampaikanlah informasi terkait jam operasional olshop. Apabila diperlukan juga bisa memberikan arahan lebih lanjut.
Misalnya meminta mereka membaca FAQ untuk menemukan jawaban jika pertanyaan terkait bisnis, mengunjungi website olshop, maupun meminta mereka menunggu dibalas ketika toko sudah buka.
Ini merupakan bentuk perhatian kepada pelanggan. Jika informasi disampaikan secara jelas, mereka pasti memberikan pengertian dan berusaha menunggu sesuai arahan dari admin.
Namun khusus chat yang urgent atau mendesak, berikan saluran khusus agar mereka dapat menemukan jawaban sesegera mungkin. Misalnya melalui panggilan telepon ke nomor berbeda, email, dan sebagainya. Ini tak harus ada, tapi boleh dipertimbangkan.
3. Atur jadwal khusus untuk mengirimkan away message
Tips selanjutnya yang tak kalah penting, yaitu jangan lupa mengatur jadwal khusus mengirimkan away message. Ini penting supaya chat secara otomatis terkirim ke konsumen ketika mereka menghubungi di luar jam operasional olshop.
Sudah paham cara mengaturnya? Jika belum, lihat cara mengatur pesan otomatis di WA (khusus away message)..
- Buka aplikasi WhatsApp Business. Masuk ke setelah kemudian pilih Fitur Bisnis.
- Ketuk pada pilihan ‘Pesan di Luar Jam Kerja’ lalu aktifkan ‘Kirim pesan di luar jam kerja’.
- Tuliskan isi pesannya.
- Tentukan jadwal kirimnya. Terdapat 3 pilihan, yaitu Selalu Kirim (dikirim setiap saat), Jadwal Khusus (dikirim hanya pada periode tertentu), serta Di Luar Jam Kerja (dikirim setelah jam operasional). Pilihan Di Luar Jam Kerja dapat dipilih jika Anda sudah mengatur jam operasional bisnis.
- Tentukan siapa penerima pesannya.
- Klik Simpan jika sudah selesai mengaturnya.
4. Manfaatkan fitur chatbot WhatsApp Business
Supaya semakin praktis, Anda dapat memanfaatkan fitur chatbot pada WhatsApp Business. Jika perusahaan Anda skala menengah hingga besar, direkomendasikan menggunakan WhatsApp Business API agar dapat memakai chatbot.
Fungsi chatbot adalah untuk menjawab berbagai pertanyaan pelanggan sesuai kebutuhan mereka secara lebih baik dibandingkan pesan otomatis WA Bisnis umumnya, seperti menanyakan informasi produk maupun lainnya. Fitur tersebut dapat mempermudah Anda merespon pelanggan meskipun sedang tidak pada jam kerja.
Maka dari itu, gunakan ShopKey WABA agar dapat menikmati fitur chatbot dari WhatsApp Business API. Melalui Shopkey, biaya berlangganan bulannya mulai 375 ribu saja per bulan.
5. Pastikan benar-benar membalas pesan konsumen
Fitur balas pesan otomatis bisa mempermudah pekerjaan karena tak harus selalu 24 jam membalas chat dari konsumen. Meskipun begitu, bukan berarti boleh terus membalas konsumen dengan chat otomatis sebab ini bisa dianggap kurang menghargai.
Jika sudah membuat isi pesan yang menjanjikan membalas pesan konsumen saat jam operasional berikutnya, maka Anda harus memenuhi komitmen tersebut. Sebaiknya hindari secara sengaja mendiamkan chat konsumen sebab nantinya dapat berakibat kurang baik bagi kelangsungan bisnis Anda..
Begitupun ketika memakai fitur chatbot, ada kalanya Anda perlu membalas pesan dari pelanggan untuk menjawab apa yang benar-benar mereka butuhkan. Sebab ketika chat terus-terusan hanya dibalas oleh bot, justru membuat konsumen kecewa serta merasa kurang dihargai.
Contoh away message WhatsApp di atas dapat ditiru untuk membuat pesan otomatis ketika ada konsumen menghubungi di luar jam operasional. Perhatikan pula tips membuatnya supaya isi pesannya terkesan profesional dan manusiawi.
