Sebagai seorang pebisnis, tentu Anda menginginkan efisiensi dalam operasional perusahaan, bukan? Salah satu cara yang bisa mewujudkan efisiensi tersebut adalah menggunakan chatbot WhatsApp. Chatbot pada dasarnya memungkinkan percakapan digital tanpa harus membalasnya satu per satu menggunakan tenaga manusia.
Sistem pada chatbot WhatsApp ini bisa membalas pesan customer secara otomatis sesuai pertanyaan yang diajukan. Penggunaan chatbot ini sangat menguntungkan pebisnis dan pelanggan karena keduanya dimudahkan dalam proses transaksi dan pelayanan.
Lalu, bagaimana cara membuat chatbot WhatsApp untuk mengoptimalkan operasional bisnis? Apa saja manfaat yang bisa dirasakan? Daripada penasaran, mari cari tahu jawabannya dari informasi di bawah ini!
Apa itu Chatbot WhatsApp?
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, chatbot adalah sebuah sistem atau program yang dirancang untuk memfasilitasi interaksi antara customer dan perusahaan. Pada dasarnya, program ini menggunakan teknologi artificial intelligence (AI) untuk memproses permintaan customer.
Chatbot ini bisa ditemui pada platform percakapan yang mempunyai akses Application Programming Interface (API) seperti pada WhatsApp API. API ini berfungsi untuk mengintegrasikan software dengan aplikasi untuk mengakses dan mengolah data yang diperintahkan.
Singkatnya, chatbot ini terhubung dengan API untuk memproses permintaan berupa pesan yang dikirimkan oleh pelanggan. Permintaan tersebut biasanya sudah diatur atau disesuaikan dengan pertanyaan umum yang sering ditanyakan oleh pelanggan (frequently questions and answers). Lalu, sistem akan mengolah pertanyaan tersebut dan memberikan jawaban berdasarkan kata kunci yang sudah dimasukkan.
Cara Membuat Chatbot WhatsApp
Berikut adalah cara membuat bot di WA bisnis yang bisa Anda terapkan untuk perusahaan Anda, yaitu:
1. Daftarkan akun WhatsApp ke WA Business
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah pastikan akun WhatsApp perusahaan Anda sudah terdaftar menjadi WA Business. Hal ini lantaran fitur chatbot hanya bisa disediakan di aplikasi WhatsApp Bisnis sehingga Anda perlu mendaftarkannya terlebih dahulu.
Caranya cukup mudah. Unduh aplikasi WA Business Official di Google Play Store atau App Store dan masukkan data diri perusahaan sesuai yang diminta oleh aplikasi. Aplikasi ini tidak hanya menawarkan fitur chatbot saja, tetapi juga fitur pendukung bisnis lainnya seperti katalog, broadcast message, grafik analitik, dan juga verifikasi akun resmi (tanda centang hijau). Sebagai referensi, Anda juga bisa melihat beberapa contoh pesan broadcast WhatsApp yang telah kami tulis di artikel sebelumnya.
2. Lengkapi profil bisnis
Setelah Anda sudah mengunduh aplikasi WA Bisnis, waktunya untuk melengkapi profil bisnis mulai dari foto profil, nama bisnis, deskripsi, hingga foto-foto produk atau layanan. Profil ini berfungsi untuk menunjukkan identitas perusahaan Anda sehingga memudahkan customer untuk melakukan transaksi.
Anda juga bisa menentukan jenis akun bisnis Anda untuk memudahkan konsumen dalam mengidentifikasi produk atau layanan yang ditawarkan.
3. Atur dan buat pesan otomatis
Jika kedua langkah atas sudah selesai, kini saatnya untuk mengatur dan membuat pesan otomatis (chatbot). Dalam proses pembuatan chatbot ini, Anda harus memasukkan kemungkinan pertanyaan yang akan diajukan oleh pelanggan. Misalnya, pertanyaan mengenai ketersediaan produk atau layanan, harga produk, metode pengiriman, metode pembayaran, dan pertanyaan lainnya seputar layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Setelah memasukkan pertanyaan seputar bisnis, Anda juga perlu menyiapkan jawaban yang akan diberikan terhadap pertanyaan tersebut. Pastikan Anda membuat jawaban dengan informasi yang padat agar pelanggan segera paham.
Misalnya, posisikan diri Anda sebagai pelanggan yang akan bertanya mengenai metode pengiriman barang. Buatlah jawaban yang berisikan jam kerja pengiriman barang, jasa antar-kirim barang yang digunakan, atau bahkan estimasi ongkos kirim.
Dengan begitu, sistem chatbot akan secara otomatis memberikan jawaban sesuai yang sudah diatur. Jawaban akan muncul ketika pelanggan mengeklik opsi pertanyaan atau menuliskan kata kunci pertanyaan yang dibutuhkan.
Manfaat Chatbot WhatsApp untuk Bisnis
Pastinya ada keuntungan yang ditawarkan dari fitur chatbot WA untuk bisnis ini yang bisa meningkatkan performa layanan bisnis Anda, yaitu:
1. Efisiensi operasional bisnis
Manfaat paling terasa dari penggunaan chatbot WA Bisnis ini adalah terciptanya efisiensi operasional bisnis. Efisiensi di sini berkaitan dengan penggunaan waktu layanan agar seluruh permintaan dan transaksi customer bisa terpenuhi secara maksimal.
Dengan kata lain, perusahaan tidak perlu kewalahan atau kerepotan untuk menjawab pesan masuk secara satu per satu yang tentu akan memakan waktu banyak. Selain tidak hemat waktu, kemungkinan pesan tidak terbalas karena human error sangat tinggi yang dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan bisnis. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan?
Selain itu, chatbot WA ini juga bisa diakses melalui perangkat komputer atau laptop sehingga akan lebih memudahkan kinerja karyawan dalam mengolah data pesanan atau pesan yang masuk.
2. Tingkatkan kepuasan pengalaman transaksi konsumen
Penggunaan chatbot WA tidak hanya berdampak bagi perusahaan saja, tetapi juga bagi konsumen. Hal ini bisa terjadi karena konsumen dapat segera mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari chatbot yang disediakan perusahaan.
Jadi, konsumen tidak perlu menunggu waktu lama untuk mendapatkan balasan dari karyawan perusahaan dan bisa langsung memproses transaksi. Dengan kata lain, fitur ini akan menghemat waktu pelanggan dan secara tidak langsung meningkatkan penjualan produk atau layanan bisnis.
Tingkat kepuasan ini juga dapat dipengaruhi dari seberapa spesifik pertanyaan dan jawaban yang diberikan melalui chatbot. Jika konsumen merasa informasi yang diberikan tidak detail, kepuasan mereka terhadap layanan bisnis Anda bisa saja jadi menurun.
3. Tersedia selama 24 jam
Manfaat lainnya dari chatbot WA Bisnis ini adalah ketersediaan informasi yang bisa diakses selama 24 jam. Bagaimana tidak? Program pada aplikasi WA Bisnis akan tetap melayani permintaan pertanyaan dari customer tanpa batasan waktu.
Tidak jarang konsumen akan melakukan transaksi di waktu-waktu tertentu seperti malam hari atau dini hari. Dengan adanya chatbot, Anda tidak perlu mengeluarkan tenaga ekstra untuk melayani pertanyaan customer di waktu tersebut. Anda bisa memproses transaksi keesokan hari dan tentunya akan menghemat tenaga dengan tetap mendapatkan pemasukan.
Cukup mudah bukan cara membuat chatbot WhatsApp? Maksimalkan fitur pada aplikasi WhatsApp Business untuk tercipta pelayanan maksimal kepada customer dan efisiensi operasional bisnis. Jadi, tunggu apalagi? Segera gunakan fitur chatbot WA Bisnis Anda sekarang juga!
